Hoe organiseer je jouw kennis en informatie zodat je efficiënt kan werken? In een serie artikelen neem ik je mee in de wereld van persoonlijk kennismanagement (PKM).

Als schooljongen vond ik het al leuk om dingen te verzamelen, organiseren en categoriseren. Eerst waren dat postzegels, later werden dat Magic: The Gathering-kaartjes. Nog later werden het LP’s en MP3-tjes die ik van Napster had afgehaald. En inmiddels verzamel ik ook kattengifjes en leuke linkjes.

Ik denk dat het daarom voor mij natuurlijk komt om alle informatie in mijn leven óók te organiseren. Een eigenschap die handig van pas komt in een wereld waarin er elk moment van de dag enorm veel op je afkomt: e-mails, berichtjes via sociale media en instant messaging, en de ideeën die je zelf hebt.

Hoe maak je chocola van die enorme stroom aan informatie?

De meeste mensen zullen daar een vorm voor hebben gevonden (of die nu adequaat is en bevalt of niet). Je zet afspraken in een agenda. Dingen die je moet doen schrijf je ergens op. En je maakt aantekeningen van gesprekken en vergaderingen. Eigenlijk doet iedereen, bewust of onbewust, dus aan persoonlijk kennismanagement (PKM).

In ons huidige informatietijdperk, en zeker als je een kenniswerker bent, is dat een vrij essentieel onderdeel geworden van ons leven. Het is dus niet zo gek om je af te vragen: hoe richt je dat proces zo goed mogelijk in? En waar begin je?

De efficiëntiefacade

Misschien denk je: begin praktisch. Wat is de beste to-do app? Welke kleur krijgen de verschillende soorten afspraken in mijn agenda? Zal ik m’n aantekeningen gaan organiseren met tags, folders of zelfs met zettelkasten? Of ga je urenlang video’s kijken van YouTubers die je garanderen dat zij de perfecte formule hebben gevonden voor jouw PKM?

Toen ik een paar jaar geleden zelf serieus begon na te denken over dit onderwerp was dat precies wat ik deed. Heel begrijpelijk, maar achteraf snap ik dat het een valsstrik was. Want in plaats van na te denken over waarom en wat je gaat organiseren spring je gelijk naar hoe je dat gaat doen. Het organiseren van je informatie is echter geen doel op zich, maar een middel zodat je beter kunt werken.

Ik ben een warm pleitbezorger van de ideeën van de Britse schrijver Oliver Burkeman, die in 2021 het zelfhulpboek Four Thousand Weeks publiceerde waarin hij deze efficiëntiefacade grondig onderuithaalt. Zijn centrale idee is dat mensen in de hedendaagse kapitalistische samenleving zichzelf een soort worst voorhouden: als ze maar efficiënt genoeg dingen voorbereiden en alle mogelijkheden openhouden dan komen ze in de toekomst toe aan de dingen die ze écht willen. Maar de wrange waarheid is dat we maar een fractie kunnen doen van alle dingen die we willen en vooral héél veel niet zullen kunnen doen; het leven is maar kort, en dan ga je dood. Lang voordat je alles hebt gedaan wat je ooit wilde doen.

Dat is geen fijn idee, en daarom raken mensen verlamd met keuzestress: als ik nú niet de beste keuzes maak voor de rest van mijn leven dan kan ik nooit bereiken wat ik écht wil. Wat er ironisch genoeg toe leidt dat mensen dus niks doen en eindeloos blijven tobben over wat ze beter hadden kunnen doen.

Een pragmatische aanpak

Hoe (voor)kom je dat het organiseren van je persoonlijke informatiehuishouding een efficiëntiefuik wordt?

Ik denk dat de truc vooral is om het te zien als een proces dat altijd doorgaat en waar je af en toe dingen in aanpast, in plaats van dat het een project is met een duidelijk einddoel en een datum. Zie het als een soort hobbyproject, een oude fiets waar je af en toe de ketting van vervangt en de banden oppompt. En als dingen goed werken, dan laat je ze zitten.

Een wat concreter voorbeeld. Stel dat je op zoek bent naar iets voor je to-do’s. Een vraag zou dan kunnen zijn: “wat is de beste todo-app?”. Het antwoord daarop is nogal saai, maar ook simpel: dat ligt eraan wie jij bent en wat je nodig hebt. Sommige mensen willen het liefst een todo-app met uitgebreide integraties met andere apps, tags, geneste lijstjes en 100 toeters en bellen. Andere mensen vinden een kladblok en een pen genoeg. Er is hier dus geen goed antwoord.

Ik gebruik hier ook bewust het woord ‘gereedschap’ en niet ‘app’. Digitale apps zijn niet beter of slechter dan hun analoge equivalenten. Als je merkt dat pen en papier beter voor jou werken dan een app op een smartphone is dat wat je moet gebruiken.

Er kan natuurlijk wel een goede reden zijn om toch een ander gereedschap te kiezen, als je bijvoorbeeld het gevoel hebt dat het tegen je gaat werken. Dan loont het om wel op zoek te gaan naar een alternatief. Maar pas ook hier op dat je niet teveel gaat doen: zie het als het kopen van een nieuwe koelkast of wasmachine, niet als het bouwen van een extra verdieping op je huis. Maak een lijstje van wat je graag wilt in je nieuwe gereedschap en probeer er een paar uit voor een week, en kies er dan eentje die het beste voor jou werkt. Maak er geen queeste van.

En hoe je dan vervolgens je gereedschap het beste kan gebruiken? Daar ga ik in de volgende artikelen dieper op in. Te beginnen met de plek waar alles begint: je agenda.

Lees hier deel 2 uit deze reeks: omgaan met je agenda.

Dit artikel verscheen eerder in editie 221 van De Circulaire.

Add a comment