Hoe organiseer je jouw kennis en informatie zodat je efficiënt kan werken? In een serie artikelen neem ik je mee in de wereld van persoonlijk kennismanagement (PKM).

In het vorige artikel kon je lezen over de zin en onzin van persoonlijk kennismanagement (PKM). In dit artikel neem ik je graag mee naar de eerste van de drie fundamenten onder PKM: de agenda.

Volgens chronemics, de studie naar hoe mensen tijd ervaren zijn er grofweg twee manieren waarop culturen tijd beleven: monochroon en polychroon. In een monochrone cultuur doen mensen één ding tegelijk, zijn op tijd op afspraken en veranderen hun plannen meestal niet. Polychrone culturen kenmerken zich juist door een veel lossere verhouding met de tijd en afspraken.

Ik denk dat u niet lang hoeft na te denken tot welke van die twee Nederland behoort. Veel Nederlanders zijn gehecht aan op tijd op afspraken komen. Hate it or love it, maar in een monochrone cultuur is een agenda dus essentieel.

Hoe je die agenda beheert is verder aan jou. Of dat nou digitaal of op papier is, gebruik wat je zelf het prettigst vindt.

Ik gebruik zelf Google Calendar. Ik vind het fijn dat er zowel een goede website is als een prettige app. Ik maak geen gebruik van integratie met de standaard agenda-app op mijn Mac, want ik heb slechte ervaringen met afspraken die verdwijnen of waar het op een andere manier mis gaat. Eigenlijk wil ik op termijn wel af van Google Calendar, want het is toch weer een big tech-dienst (tips zijn welkom).

Een digitale agenda heeft een aantal voordelen die je op papier niet hebt en waar ik veel gebruik van maak.

Kalenders delen
Ik heb iets van vijf agena’s die ik tegelijkertijd zie. Dit zijn mijn privé-agenda, die van mijn partner, de agenda van de vergaderzaal van mijn kantoor, die van een project waar ik samen met mensen in zit én een urenschrijfagenda (waarover later meer). Vooral het delen van de agenda met mijn partner maakt afspraken afstemmen een stuk handiger.

Herhalingen
Ik veel gebruik van herhalende afspraken, onder andere voor verjaardagen, feestdagen en terugkerende vergaderingen en cursussen.

Locatie en opmerkingen
Ik probeer als ik een afspraak maak altijd zoveel mogelijk informatie erin te zetten, zodat ik niet op het moment zelf nog in mijn mail moet lopen graven. Denk aan een Zoom- of Teamslink (dat kan in het opmerkingenveld), of de precieze locatie (inclusief ruimte) van een vergadering. Ook als er dingen zijn die ik moet meenemen dan kan dat in het opmerkingenveld. Als het echt heel belangrijk is dan zet ik het zelfs in de titel van de afspraak: “Feestje Pascal ZWEMKLEREN MEENEMEN”. Bij afspraken waarvan ik nog niet zeker ben zet ik een vraagteken voor de titel: “? Karaoke met de buren”.

Archief
Één van de manieren waarop ik ook probeer om niet volkomen afhankelijk te zijn van big tech-bedrijven is door regelmatig backups te maken van al mijn data uit de cloud. Bij Google Calendar krijg je de data in het zogenaamde ICS-formaat. Het aardige is dat dit een open standaard is en je dat daarom weer verder kunt verwerken of elders importeren. Ik heb bijvoorbeeld een fysieke uitdraai gemaakt van een deel van die agenda, want ook digitale dragers kunnen vergaan.

Iets anders wat ik ook doe op mijn persoonlijk archief beter te maken is afspraken in mijn agenda zetten nadat ze zijn gebeurd. Spontaan koffiedrinken met iemand bestaat in deze hyperefficiënte samenleving nog steeds, maar ik vind het wel fijn om in mijn agenda (en archief) terug te zien dat er iets gebeurd is.

Herinneringen
Herinneringen zijn niet alleen handig om op tijd een melding te krijgen dat je afspraak zo begint, maar ook om tijdgebonden acties in te plannen. Bijvoorbeeld een abonnement dat automatisch gaat verlengen (en dat je na een jaar misschien wilt opzeggen) of dat je juist handmatig moet verlengen. Of als er bijvoorbeeld een keer aangekondigde werkzaamheden zijn aan de stroomvoorziening of het internet over een paar weken: als je dat gelijk in je agenda zet sta je later niet voor een verrassing.

Tijd schrijven
Ik gebruik mijn agenda als freelancer om mijn tijd bij te houden. Er zijn ongetwijfeld efficiëntere systemen (ik hoor ze graag) maar voor mij werkt het prima. Hoe dat gaat: ik houd alle uren bij, zowel voor betalende cliënten als mijn eigen onbetaalde uren voor administratie, communicatie en zelfontwikkeling (zoals het schrijven van dit blog). Ik voorzie alle afspraken in de titel van een projectcode, die altijd begint met de letter ‘P’ en een cijfer. Elke code staat voor een ‘project’ of activiteit. P101 is bijvoorbeeld schrijven aan dit blog, P236 is het werk dat ik doe voor mijn audiocollectief De merel uit de machine, P107 is reistijd, etcetera.

Eens per maand draai ik een scriptje dat al die tijdcodes en afspraken ophaalt uit mijn agenda en ze omzet in het spreadsheet-formaat CSV. Die importeer ik vervolgens in Excel en zo kan ik makkelijk mijn uren boeken voor mijn verschillende opdrachtgevers.

De volgende keer in deze serie: hoe je omgaat met je to do’s.

Dit artikel verscheen eerder in editie #222 van De Circulaire, mijn nieuwsbrief.

Add a comment